Zeitmanagement

Wie macht unser Gehirn den Unterschied zwischen Zukunft und Vergangenheit?

Zeitwahrnehmung „durch die Zeit (Through Time)“

Through Time Menschen sehen sich selbst in der Erinnerung.  Through Time Menschen sind normalerweise pünktlich und ordnen ihre Zeit in einer linearen Abfolge von Ereignissen. Manche dieser Menschen wissen die genaue Zeit sogar fast bis auf die Minute! Aus der Sicht der Geschäftswelt funktioniert diese Person vielleicht schlecht, wenn sie in einer chaotischen Umgebung arbeiten muss.

  • Das lasse ich links liegen.
  • Die Zeit ist auf meiner Seite.

Zeitwahrnehmung „in der Zeit (In Time)”

Wenn In Time Personen Erinnerungen wachrufen wollen, gehen sie zu einer bestimmten Erinnerung / Zeitpunkt zurück und befinden sich dann in dieser Erinnerung. Einer In Time Person fällt das „jetzt hier sein“ wesentlich leichter und sie weiß meist nicht, ob sie fünf Minuten verspätet ist. Sie benötigen Unbegrenztheit und zögern oft eine Entscheidung zu treffen, da dies ihre Möglichkeiten einschränken könnte.

  • Das liegt hinter mir!
  • Da kommt noch einiges auf mich zu.

Wie spät ist es in meinem Leben?

Stellen Sie sich vor, dass Ihr ganzes Leben zwölf Stunden umfasst. Versuchen Sie eine Antwort auf die Frage zu finden: 

Wie spät ist es in meinem Leben? 

Lassen Sie sich diese Frage einige Minuten durch den Kopf gehen, ehe Sie den Stunden- und Minutenzeiger der Uhr einzeichnen.

Wer seine Prioritäten richtig plant, hat auch seine Zeit besser im Griff.

Im heutigen Zeit- und Speedmanagement müssen Mitarbeiter in immer kürzerer Zeit ihre Arbeitsleistung steigern. Jeder um uns herum will alles sofort und am liebsten schon vorgestern. So entsteht der Irrglauben, dass, wenn wir einfach alles beschleunigen, wir letztendlich auch alles erreichen können. So gibt es in Wirklichkeit keine Zeitprobleme, sondern eher Prioritätenprobleme. Erfolgreiches Zeitmanagement ist konsequentes Prioritäten-Management.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität im persönlichen Zeitmanagement von Mitarbeitern liegt im täglichen Diktat der Dringlichkeit. Dringlichkeit steht für:

  • Termindruck
  • Stress, Frust, Krisen
  • Soforterledigung
  • Unterbrechung
  • Fremdsteuerung
  • Aktionismus
  • Tagesgeschehen

Wirklich wichtig sind die Dinge im Leben, die uns am Herzen liegen. Jeder Mensch hat seine Wünsche und viele möchten gerne ihre wichtigsten Ziele erreichen. Wichtigkeit steht für: 

  • Ziele und Erfolg
  • Werte
  • Visionen
  • Spaß und Freude
  • Personen
  • Zukunft
  • Wochenplanung

Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip

Was ist mir im Alltag und beim Lernen wichtig?

Interessen und individuelle Werte beim Lernen – Werte sind Dinge, die uns wichtig sind, die uns motivieren, die uns sagen, was richtig oder falsch ist, für die wir Zeit, Energie und Ressourcen aufwenden. Im ersten Schritt geht es erst einmal darum herauszufinden, welche Werte Ihnen wichtig sind.

Achtung, Aktivität, Anerkennung, Akzeptanz, Ausgeglichenheit, Bildung, Bequemlichkeit, Beweglichkeit, Beziehung, Coolness, Disziplin, Ehre, Ehrlichkeit, Erfolg, Familie, Fitness, Freiheit, Freude, Freundschaft, Frieden, Gastfreundschaft, Gerechtigkeit, Geselligkeit, Gesundheit, Gleichheit, Glück, Harmonie, Herkunft, Humor, Individualität, Intelligenz, Kameradschaft, Kompetenz, Korrektheit, Kreativität, Liebe, Lust, Luxus, Macht, Männlichkeit, Menschlichkeit, Mitgefühl, Mut, Neugier, Natürlichkeit, Nützlichkeit, Objektivität, Offenheit, Ordnung, Persönlichkeit, Perfektionismus, Pflichtgefühl, Phantasie, Rechtschaffenheit, Respekt, Reichtum, Ruhe, Ruhm, Sauberkeit, Schönheit, Selbstverwirklichung, Selbstwert, Sexualität, Sicherheit, Sinnhaftigkeit, Sparsamkeit, Spaß, Spontaneität, Stärke, Tapferkeit, Tatkraft, Toleranz, Treue, Umweltschutz, Unabhängigkeit, Veränderung, Verantwortung, Vergnügen, Vernunft, Vertrauen, Wahrheit, Weiblichkeit, Weisheit, Weitblick, Zärtlichkeit, Zeit, Zeitlosigkeit, Zielstrebigkeit, Zugehörigkeit

Wie Sie mit 20% Ihrer Zeit 80% erfolgreich sind.

Das Pareto Prinzip – die 80/20 Regel – Vilfredo Pareto, Nationalökonom und Soziologe, entdeckte 1897 dieses Prinzip. Er beschäftigte sich mit der Verteilung von Reichtum und Einkommen im England des 19. Jahrhunderts. Dabei beobachtete Pareto ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis. Wenn 20% der Bevölkerung 80% des Reichtums besaßen, dann ließ sich zuverlässig voraussagen, dass 10% der Bevölkerung 65% des Reichtums und 5% der Bevölkerung 50% des Reichtums auf sich vereinigten.

  • 20% der Produkte sind in der Regel verantwortlich für 80% des Umsatzes
  • 20% der Teppichfläche leiden unter 80% des Verschleißes
  • 20% unserer Kleider tragen wir innerhalb 80% unserer Zeit
  • 80% der Aktiengewinne gehen an 20% der Anleger
  • 20% der Mitmenschen verursachen 80% der Probleme, Streitereien
  • 80% meiner Telefonate führe ich mit 20% meiner gespeicherten Nummern

Welche Aufgaben für die kommende Woche sind die 20% aller Aufgaben, die zu 80% Ihre Ziele erreichen?

Wie können Sie mit 20% Aufwand 80% ihrer dringlichen Aufgaben bewältigen?

Probieren Sie doch mal die ALPEN – Methode.

Alle anfallenden Termine – auch die mit sich selbst – notieren
Länge der Termine bestimmen. Keine Besprechung ohne Endtermin! Schätzen Sie den Zeitbedarf realistisch ein.
Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme. Zum Beispiel An- und Abreisezeiten.
Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen. Termine, die sich überschneiden oder zu viel sind, absagen oder verschieben.
Nachkontrolle nach den Terminen und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

Die ALPEN-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagements und ist eine Art, seinen Tagesablauf zu planen.

Umgang mit Störfaktoren und Zeitdieben

Werden Sie aus Ihrer Arbeit immer wieder herausgerissen, dann brauchen Sie für die Erledigung der Aufgabe die doppelte bis vierfache Zeit, die Sie normalerweise benötigen würden, wenn Sie in Ruhe am Stück arbeiten könnten.

„Heute ist hier so viel los, da kann ich mich nicht konzentrieren. Dann mache ich mal lieber erst mal den Kleinkram.“

Arbeitshilfe, um Störungen auf den Grund zu gehen.

Tipp: Schotten Sie sich für Lernzeiten ab! – Wenn Sie wieder einmal an einer wichtigen Aufgabe arbeiten müssen, leiten Sie das Telefon um oder schalten Sie auf Anrufbeantworter. Schließen Sie die Tür oder ziehen Sie sich an einen Platz zurück, wo Sie ungestört sind. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, die eine permanente Erreichbarkeit verlangen.

Zu guter Letzt: Ihre individuelle Work-Life-Balance.

Im Rahmen seiner Salutogenese-Studien entwickelte Dr. Nossrat Peseschkian das Lebens-Balance-Modell. Die Salutogenese untersucht, warum und wie die Menschen gesund bleiben – im Unterschied zur Pathogenese, die sich damit beschäftigt, warum Menschen krank werden. Das Lebens-Balance-Modell sagt aus, dass wir dann zufrieden und langfristig belastbar sind, wenn die folgenden vier Lebensbereiche ausbalanciert sind.

Leistung & Beruf | Hohes Engagement in Arbeit und Beruf, ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl für übernommene Aufgaben und der Wunsch sich beruflich weiterzuentwickeln, prägen diesen Lebensbereich. Durch die Hingabe zu einem schönen Beruf, Geld und Erfolg entwickeln sich Wohlstand und Vermögen.

Körper & Gesundheit | Ob Laufen, Schwimmen, Bergsteigen, Golf oder Fußball spielen – sich zu bewegen kann Freude machen. Aber auch Erholung und Entspannung, wie z.B. Massage, Sauna, Yoga oder Meditation sorgen für eine gute Gesundheit. Mit einer ausgeglichenen Ernährung entwickelt sich eine gesunde Lebensführung mit einer hohen Lebenserwartung.

Beziehungen & Familie | Qualitativ hochwertige Kontakte zum Lebenspartner, zu den Kindern, Eltern, Freunden, Arbeitskollegen und Nachbarn stellen emotionale Zuwendung und Anerkennung sicher. Durch Familienaktivitäten, gute Gespräche, gemeinsamen Spaß und den Aufbau eines Kontaktnetzwerkes wird dieser Bereich bewusst gepflegt.

Sinn & Werte | Der Glaube, die Liebe zum Menschen, politische Überzeugungen, Umweltbewusstsein, Zukunftsfragen, philosophische Gedanken und eine starke Werteorientierung bestimmen die Motivation für unser Handeln. Individuelle Selbstverwirklichung und glückliche Erfüllung geben einen tiefen und nachhaltigen Sinn im Leben.

Wie gut sind Sie ausbalanciert? Ausgehend von 100% für alle 4 Lebensbereiche.
Welche Aufteilung würden Sie aktuell in Ihrem Leben vornehmen?

Leistung & Beruf              __________%
Beziehungen & Familie     __________%
Körper & Gesundheit        __________%
Sinn & Werte                   __________%

Das Lebens-Balance-Modell nach Peseschkian/Seiwert. Ein kleines Worksheet mit Erläuterungen zu den 4 Lebensbereichen.
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